Änderungen im Meldeverfahren ab 2016

Änderungen Meldeverfahren ab 2016

Mit dem Jahreswechsel ergaben sich einige Änderungen im Meldeverfahren. Diese Änderungen resultieren aus dem Fünften Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und weiterer Gesetze (5. SGB IV ÄndG).

Seit dem 1. Januar 2016 sind die Einzugsstellen dazu verpflichtet, dass die, für den Arbeitgeber erforderlichen Daten richtig und vollständig und innerhalb von drei Arbeitstagen an die entsprechenden Adressaten der gemeldeten Inhalte (beispielsweise Renten- oder Unfallversicherungsträger) weitergeleitet werden. Zudem führen die Einzugsstellen und auch alle weiteren Empfänger der vom Arbeitgeber gemeldeten Daten, eine automatisierte, inhaltliche Prüfung (Bestandsprüfung) durch. Das heißt: stimmt die Meldung des Arbeitgebers nicht mit den Bestandsdaten des jeweiligen Trägers überein, wird die Meldung zurückgewiesen. Fehlerhafte Meldungen müssen vom Verursacher entsprechend korrigiert werden. Neben diesen Änderungen im Meldeverfahren gibt es noch weitere, wie:

  • neue UV-Jahresmeldungen
  • Lohnnachweis zur Unfallversicherung
  • Einmalzahlungen innerhalb der Märzklausel
  • Maschinelle Rückmeldungen der Krankenkassen

Neue UV-Jahresmeldungen

Seit diesem Jahr sind die Unfallversicherungsdaten nur noch in einer einzigen UV-Jahresmeldung (UV-Jahresmeldung, Abgabegrund 92) abbildbar. Die Meldung der Daten zur Unfallversicherung werden von den Meldungen zur Sozialversicherung abgekoppelt. Damit gehört das „künstliche“ Zerpflücken des UV-Entgelts bei den unterjährigen Unterbrechungsmeldungen der Vergangenheit an. Das unfallversicherungspflichtige Arbeitsentgelt eines Arbeitnehmers muss für das gesamte Kalenderjahr eingetragen werden. Unabhängig vom tatsächlichen Beschäftigungsverlauf ist diese Meldung für den Zeitraum 1. Januar bis 31. Dezember des abgelaufenen Kalenderjahres zu erstellen. Dies ist auch dann gültig, wenn ein Beschäftigter mehrere Beschäftigungsverhältnisse innerhalb des Kalenderjahres beim gleichen Arbeitgeber hatte. Auch in diesen Fällen ist nur eine UV-Jahresmeldung zu erstellen.

Das heißt, erstmalig zum 16. Februar 2016 musste das unfallversicherungspflichtige Arbeitsentgelt jedes Mitarbeiters, der 2015 im Unternehmen beschäftigt war, übermittelt werden.

Zukünftige Entgeltmeldungen zur Sozialversicherung wie Abmeldungen, Unterbrechungsmeldungen und sonstige Meldungen beinhalten den Datenbaustein „Unfallversicherung“ nicht mehr.

Lohnnachweis zur Unfallversicherung

Zur Berechnung der Umlage beim zuständigen Träger der Unfallversicherung sind alle Arbeitgeber verpflichtet, nach Ablauf des Kalenderjahres die Arbeitsentgelte der versicherungspflichtigen Arbeitnehmer in der Unfallversicherung und die geleisteten Arbeitsstunden zu melden.

Ab Januar 2017, das heißt für die Meldungen für 2016, wird der elektronische Lohnnachweis eingeführt. Zwei Jahre laufen dann der papierhafte und der elektronische Lohnnachweis parallel, bevor die Papierform 2019 komplett abgelöst wird. Ab 2019 ist der elektronische Lohnnachweis die alleinige Grundlage für die Berechnung der Umlage.

Einmalzahlungen innerhalb der Märzklausel

Grundsätzlich ist einmalig gezahltes Arbeitsentgelt mit dem beitragspflichtigen, laufend gezahlten Arbeitsentgelt zu melden. Erfolgt die Einmalzahlung zwischen dem 1. Januar und dem 31. März, ist jedoch beitragsrechtlich dem Vorjahr zuzuordnen, findet für die Einmalzahlung die Märzklausel Anwendung. Die Meldung der Einmalzahlung ist mit der Sondermeldung mit Abgabegrund 54 zu melden. Eine Korrektur zur bereits abgegebenen Jahresmeldung mit Abgabegrund 50 zur Sozialversicherung entfällt.

Maschinelle Rückmeldungen der Krankenkassen

Bislang wurde ein Schreiben von der Krankenkasse versandt, wenn dem AAG-Antrag nicht in voller Höhe entsprochen wurde. Dieses Schreiben informierte über die Gründe der Differenz zwischen dem beantragten Betrag und dem erstatteten Betrag. In größeren Unternehmen durchlief dieses Schreiben unter Umständen mehrere Abteilungen, bis es beim zuständigen Sachbearbeiter landete. Seit Januar 2016 erhält der Arbeitgeber eine maschinelle Meldung, wenn nur ein Teil der beantragten Summe erstattet wird. Diese Meldung beinhaltet wie das Schreiben die Differenz und den Grund der Ablehnung sowie den Ansprechpartner bei der Krankenkasse.

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