Die Lohnsteuerprüfung richtig vorbereiten und gekonnt den Lohnsteuerprüfer unterstützen

Wenn ein Lohnsteuerprüfer seinen Besuch ankündigt, sollten Sie alles tun, um Irritationen zu vermeiden. Der Grund: Sie riskieren nicht nur eine Nachzahlung der Lohnsteuer. Auch Umsatzsteuer- und Sozialversicherungsprüfer interessieren sich für das Ergebnis der Lohnsteuerprüfung. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie sich besser vorbereiten und den Lohnsteuerprüfer gekonnt unterstützen.

Soll eine Lohnsteuerprüfung in Ihrem Unternehmen stattfinden, muss der Lohnsteuerprüfer des Finanzamts seinen Besuch grundsätzlich mit einer schriftlichen Prüfungsanordnung ankündigen. Somit haben Sie Zeit, sich auf den Besuch vorzubereiten oder können alternativ einen Antrag auf Terminverschiebung stellen. Eine Lohnsteuerprüfung stellt einen tiefgreifenden Eingriff in die Unternehmenssphäre dar. Ab 2010 werden die Betriebsprüfungen seitens Finanzverwaltung und des Sozialversicherungsträgers auf Wunsch des Arbeitgebers zeitlich zusammengelegt. Eine zeitgleiche Prüfung soll die Arbeitgeber organisatorisch entlasten.

Der Gesetzgeber plant noch für das Jahr 2013 den Lohnsteuerprüfer nun unangekündigt in Ihr Unternehmen zu entsenden (geplante Einführung des § 42g EStG). Hierbei soll es sich um eine Lohnsteuer-Nachschau handeln. Lohnsteuer-Nachschau ersetzt keine Lohnsteuer-Außenprüfung. Wenn der Prüfer allerdings bei einer Lohnsteuer-Nachschau keine ordnungsgemäße Lohnbuchhaltung vorfindet, dann kann aus einer Nachschau eine Außenprüfung werden.

Die Lohnsteuerprüfung kann Ihnen dann ins Haus stehen, wenn in Ihren Lohnsteueranmeldungen vom Finanzamt Unstimmigkeiten vorliegen. Eine Lohnsteuerprüfung kann aber auch dann stattfinden, wenn der Betrieb schon längere Zeit nicht geprüft wurde. Einen festen Prüfungsrhythmus wie bei der Betriebsprüfung gibt es jedoch nicht. Zur Anmeldung, zur Prüfungsanordnung und zum Prüfungstermin gelten entsprechend die Ausführungen zur Betriebsprüfung.

Anleitung für Ihre Prüfungsvorbereitung

So wie der Prüfer sich anhand seiner Amtsakten vorbereitet, so können auch Sie Ihre Unterlagen auf Richtigkeit überprüfen:

  • Durchsicht Ihrer Abschlussunterlagen
  • Gab es im Prüfungszeitraum außergewöhnliche Vorkommnisse?
  • Weichen die Daten des Prüfungszeitraums von den Daten der Vorjahre ab? Wenn ja, warum?
  • Weichen die Daten im Prüfungszeitraum von den branchenüblichen Daten ab? Wenn ja, warum?
  • Welche Besonderheit hat Ihr Betrieb gegenüber dem Branchendurchschnitt?
  • Vergleichen Sie Ihre betrieblichen Daten mit den Daten der amtlichen Richtsatzsammlung. Weichen Ihre Daten von denen der Richtsatzsammlung ab? Warum weichen Ihre Daten ab?
  • Überprüfen Sie nochmals die Herkunft größerer Privateinlagen.

Welche Unterlagen benötigt der Lohnsteuerprüfer?

  • Sach-, Lohn- und Gehaltskonten aus Ihrer Buchhaltung – auch für pauschalierte

Beschäftigungsverhältnisse

  • Die Lohnsteuerkarten der Arbeitnehmer
  • Stundenaufzeichnungen
  • Kassenbuch
  • Die Lohnjournale
  • Arbeitsverträge, Betriebsvereinbarungen und ggf. Tarifverträge
  • Die Kontoauszüge, um die Überweisungen sowohl an Arbeitnehmer als auch an Finanzamt und die Sozialversicherungsträger nachvollziehen zu können

Welche Prüfungsschwerpunkte werden aufgestellt?

  • Bruttolöhne und Sachbezüge
  • Ehegatten-Arbeitsverträge
  • Nutzung von Dienstfahrzeugen; auch für private Fahrten
  • Fahrt- und Reisekostenerstattungen; (pauschalierte Fahrtkostenzuschüsse)
  • Nettolohnzahlungen
  • Pauschalierte Löhne; auch geringfügige Beschäftigungsverhältnisse und Aushilfstätigkeiten
  • Teilzeitkräfte, Direktversicherungen
  • Steuerfreie Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit
  • Berechnung der Lohnsteuer
  • Barlohnumwandlungen
  • Aufwendungen für Betriebsfeiern, Jubiläumszuwendungen, Aufmerksamkeiten und Annehmlichkeiten
  • Geburtszuwendungen und Kinderbetreuungskosten
  • Belegschaftsrabatte
  • Das Lohnkonto der Arbeitnehmer, hier insbesondere die Aufzeichnungspflichten

 Fehler in der Buchhaltung sollten sofort berichtigt werden

Sollten Sie in Ihrer Vorbereitung Fehler entdecken, müssen Sie diese sofort berichtigen. Sofern sich in den Steuererklärungen Änderungen ergeben, sollten Sie sofort berichtigte Steuererklärungen einreichen. Die Berichtigungen müssen in jedem Fall noch vor Prüfungsbeginn erfolgen, damit sie als strafbefreiende Selbstanzeige angesehen werden können.

Fazit:

Die Zahl der lohnsteuerlichen Außenprüfungen nimmt zu. Werden diese gut vorbereitet, steigen die Chancen, dass sie ohne Beanstandungen verlaufen. Eine korrekte Lohnabrechnung nach allen gesetzlichen Vorgaben erhalten Sie beim Lohnbüro lohndirekt
Es liegt auf der Hand, dass der Lohnsteuerprüfer insbesondere die Lohnbestandteile einer strengeren Prüfung unterzieht, die der Arbeitgeber im Prüfungszeitraum steuerfrei oder steuerbegünstigt gewährt hat. Da der Gesetzgeber an die Gewährung entsprechender Leistungen hohe Anforderungen bezüglich der Aufzeichnungspflichten knüpft, sollte darauf penibel geachtet werden, dass neben den geforderten Voraussetzungen alle erforderlichen Nachweise lückenlos und ordnungsgemäß vorliegen.

Der Arbeitgeber ist während der Lohnsteueraußenprüfung vom Prüfer über die festgestellten Sachverhalte und die möglichen steuerlichen Auswirkungen zu unterrichten.


Links:

– Checkliste zur Lohnsteueraußenprüfung hilft Ihnen weiter = http://www.bwr-media.de/lohn-gehalt/1589_diese-checkliste-zur-lohnsteueraussenpruefung-hilft-ihnen-gleich-weiter/

– Die Checkliste zur Lohnsteuer-Außenprüfung ist in der Google-Suche unter folgenden Stichworten zu finden = Lohnsteuer-Außenprüfung: Optimierte Arbeitsabläufe mittels Checkliste

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