Erholungsbeihilfen als Belohnung für Ihre Mitarbeiter

Erholungsbeihilfen als Belohnung für Ihre Mitarbeiter

Damit unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter, einen Erholungsurlaub zu finanzieren.

Sie können Ihren Mitarbeitern – auch bei einer geringfügig entlohnten Beschäftigung – eine freiwillige Erholungsbeihilfe zahlen. Diese Zahlung kann für Erholungszwecke genutzt werden, z. B. für ein Wellnesswochenende, oder einen Urlaub. Auch wenn Ihr Mitarbeiter seinen Urlaub zu Hause verbringt, kann die Erholungsbeihilfe genutzt werden, z.B. für einen Besuch im Spaßbad, etc.

Die Erholungsbeihilfe können Sie als Arbeitgeber pauschal mit 25 % versteuern. Außerdem ist diese Zahlung sozialversicherungsfrei. Ihre Mitarbeiter können somit in den Genuss eines komplett steuer- und sozialversicherungsfreien Extras kommen. Die Erholungsbeihilfe landet somit direkt im Geldbeutel Ihrer Mitarbeiter.

Zu beachten ist: Die Erholungsbeihilfe ist nur bis zu einem bestimmten Betrag pro Jahr steuerfrei und abgabefrei:

  • bei den einzelnen Mitarbeitern bis 156 Euro pro Jahr
  • für deren Ehepartner bis 104 Euro pro Jahr
  • für jedes Kind zusätzlich 52 Euro pro Jahr

Sie können die Erholungsbeihilfe auch in Teilbeträge splitten, die in Summe aber pro Jahr die jeweilige Höchstgrenze nicht übersteigen dürfen. Werden diese Grenzen um nur einen Cent überschritten, unterliegt der gesamte Betrag der Besteuerung.

Voraussetzung: Ihre Mitarbeiter müssen innerhalb von drei Monaten nach der Auszahlung Urlaub machen – und sei es nur ein Tag. 

Tipp: Damit Sie bei einer späteren Betriebsprüfung einen Nachweis haben, sollten Sie sich von Ihren Mitarbeitern schriftlich bestätigen lassen, dass die Erholungsbeihilfe für Erholungszwecke eingesetzt wurde, und diese Bestätigung zu den Lohnunterlagen legen.

1.    Dokumentationspflicht und Formulierungsvorschlag

„Hiermit bestätige ich, dass ich die am … erhaltene Erholungsbeihilfe in Höhe von … € zu Erholungszwecken (Urlaubsreise, Tagesausflug, Besuch eines Freizeitparks, Wellnesswochenende oder Ähnliches) verwendet habe.“

Als Arbeitgeber müssen Sie sicherstellen, dass die Erholungsbeihilfe auch zu Erholungszwecken verwendet wird (R 40.2 Abs. 3 Satz 3 LStR).

Dabei sollten Sie wie folgt vorgehen:

  • Sie als Arbeitgeber zahlen die Erholungsbeihilfe in einem Zeitraum von drei Monaten vor (oder auch nach) dem Erholungsurlaub.
  • Der Mitarbeiter weist die Buchung einer Urlaubsreise nach bzw. bestätigt Ihnen schriftlich, dass er die Beihilfe für Erholungszwecke genutzt hat.

2.    Erholungsbeihilfe statt Urlaubsgeld

Die Umwandlung von Urlaubsgeld, auf das ein arbeitsvertraglicher Anspruch besteht, ist nicht möglich, denn dieses Urlaubsgeld wird nicht freiwillig und zweckgebunden gezahlt, es ist ein Vertragsbestandteil. Jeder Mitarbeiter erhält sein Urlaubsgeld unabhängig davon, ob er es für Erholungszwecke nutzt oder nicht.

Wenn Ihr Mitarbeiter allerdings keinen arbeitsvertraglichen Anspruch auf Urlaubsgeld hat, können Sie anstelle eines freiwilligen Urlaubsgelds eine Erholungsbeihilfe zahlen und die Lohnsteuer hierfür pauschalieren.

3.    Erholungsbeihilfe-Voucher

In der Praxis werden sogenannte „Erholungsbeihilfe-Voucher“ angeboten. Der Arbeitgeber bestellt bei dem Anbieter den Voucher und gibt den nicht übertragbaren Gutschein an seine Mitarbeiter. Löst Ihr Mitarbeiter den Gutschein ein, rechnet der Anbieter mit Ihnen ab.

Vorteil: Der Zusammenhang zwischen Erholungsbeihilfe und Erholung ist zweifelsfrei nachgewiesen.

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