Fahrtkosten berechnen: Pauschale oder tatsächlicher Kostenersatz?

Fahrtkosten berechnen: Pauschale oder tatsächlicher Kostenersatz?

Arbeitnehmer legen verschiedene Wege zurück, welche durch ihre Arbeitstätigkeit verursacht werden:

  1. die tägliche Strecke zum Arbeitsplatz
  2. Heimfahrten bei doppelter Haushaltsführung (Wochenendpendler)
  3. Dienstfahrten (Dienstreisen, Kundentermine außerhalb der Arbeitsstätte)

Die dadurch entstandenen Fahrtkosten übernimmt entweder der Arbeitgeber oder der Arbeitnehmer setzt sie als Werbungskosten von der Einkommenssteuer ab.

Pendlerpauschale für den täglichen Weg zur Arbeit

Jeder Arbeitnehmer, der seine Arbeit nicht zuhause ausübt, hat als Pendler einen Anspruch auf die Pendlerpauschale für seinen täglichen Weg zur Arbeit. Die Pendlerpauschale errechnet sich nach der Anzahl der Arbeitstage und der einfachen Wegstrecke von der Wohnung zur Arbeitsstelle, wobei der kürzeste Weg heranzuziehen ist. Wenn ein Arbeitnehmer auf eine längere Strecke ausweicht, muss er seine Wahl nachvollziehbar begründen. Das Finanzamt gewährt eine Vergünstigung von 30 Cent pro gefahrenen Kilometer.

Beispielrechnung:

Bei 210 Arbeitstagen und einer Entfernung von 25 km zwischen Wohnsitz und Arbeitsstätte ergibt sich folgende Rechnung: 

210 Arbeitstage x 25 km (einfache Strecke) x 0,30 Euro (Kilometersatz) = 1.575 Euro (Pendlerpauschale)

Der errechnete Betrag ist in der Anlage N der Steuererklärung anzuführen. Das Finanzamt zieht die Pendlerpauschale am Jahresende von den Jahreseinkünften ab, wodurch sich das zu versteuernde Einkommen des Arbeitnehmers verringert. Diese Steuervergünstigung lohnt sich erst ab einem Fahrtweg von 16 km, sofern keine weiteren Werbungskosten angegeben werden können. Hinsichtlich der Höhe besteht eine jährliche Beschränkung auf 4.500 Euro (§ 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG).

Pendlerpauschale für Familienheimfahrten

Arbeitnehmer können die Pendlerpauschale auch für sogenannte Familienheimfahrten beanspruchen, sofern eine doppelte Haushaltsführung vorliegt (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 Satz 4 EStG). Abzugsfähig ist eine Heimfahrt pro Woche vom Beschäftigungsort zum Hauptwohnsitz des Arbeitnehmers, wobei ebenso wie beim täglichen Weg zur Arbeit die einfache Entfernung anzusetzen ist. Die Pendlerpauschale steht dem Pendler auch dann zu, wenn ihm keine Fahrtkosten entstanden sind, weil er eine kostenlose Mitfahrgelegenheit genutzt hat. Falls der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Kosten erstattet, besteht – zumindest in dieser Höhe – keine Abzugsfähigkeit gegenüber dem Finanzamt.

Kostenersatz für Dienstfahrten

Die Kosten für Dienstfahrten trägt in der Regel der Arbeitgeber, welcher sie als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen kann. Andernfalls kann der Arbeitnehmer seinen Kostenersatz für Dienstfahrten beim Finanzamt geltend machen, falls er sein Privatfahrzeug oder öffentliche Verkehrsmittel benutzt. Der Gesetzgeber lässt dem Steuerzahler die Wahl zwischen einer pauschalen Abrechnung über die Dienstreisepauschale und einer Berechnung nach dem individuellen Kilometer-Kostensatz.

Dienstreisepauschale

Die Dienstreisepauschale deckt neben den Benzinkosten andere Ausgaben wie Reparaturen oder den TÜV mit einem standardisierten Kilometersatz pauschal ab. Der Staat gewährt die Dienstreisepauschale für jeden dienstlich gefahrenen Kilometer, wobei der Kilometersatz je nach Art des Fahrzeuges variiert:

  • Privatauto: 0,30 Euro pro Fahrtkilometer
  • Motorrad, Moped und Motorroller: 0,20 Euro pro Fahrtkilometer

Pauschalen für Fahrrad und Mitfahrer werden seit 1. Januar 2014 nicht mehr anerkannt. In der Berechnung erweist sich die Dienstreisepauschale als einfach.

Beispielrechnung:

0,30 Euro x 20.000 Fahrtkilometer (Dienstfahrten) = 6.000 Euro 

Individuelle Berechnung anhand der tatsächlichen Kosten

Der Mehraufwand für die Berechnung der tatsächlichen Kosten rechnet sich für Arbeitnehmer, die viele Dienstkilometer mit ihrem Privatfahrzeug absolvieren und zudem hohe Gebrauchskosten für ihr Auto zu verzeichnen haben. Der Arbeitnehmer benötigt ein Fahrtenbuch mit genauen Aufzeichnungen darüber, in welchem Ausmaß er sein Privatauto für dienstliche und private Fahrten genutzt hat. Zudem muss er die jährlichen Gesamtkosten seines Fahrzeuges ermitteln.

Fiktives Beispiel: Dienstfahrten = 20.000 km; Gesamtfahrten = 30.000 km

KostenBetrag pro Jahr
Kfz-Steuer500 Euro
Versicherung2.500 Euro
Wartung, Reparatur2.500 Euro
Benzin2.000 Euro
Parkplatz, Garage1.500 Euro
AfA6.000 Euro
Gesamtkosten15.000 Euro

Arbeitnehmer müssen die jeweiligen Kostenpunkte durch Belege nachweisen. Der jährliche Wertverlust eines Fahrzeuges wird im Rahmen der Absetzung für Abnutzung (AfA) berücksichtigt. Für ein Auto gilt eine Nutzungsdauer von sechs Jahren.

Der Arbeitnehmer berechnet den individuellen Kilometer-Kostenersatz wie folgt:

  1. Rechenschritt:

Gesamtkosten / jährlich gefahrene Kilometer = individueller Kilometersatz

15.000 Euro / 30.000 km = 0,50 Cent pro Kilometer

  1. Rechenschritt:

Kilometersatz x dienstlich gefahrene Kilometer = individueller Kilometer-Kostenersatz

0,50 Cent pro Kilometer x 20.000 dienstlich gefahrene Kilometer = 10.000 Euro

Der Arbeitnehmer kann die errechnete Summe in der Steuererklärung unter Werbungskosten ausweisen.

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