Soll die Lohnabrechnung ausgelagert werden? Lohnabrechnungsmöglichkeiten

In Deutschland ist jeder Arbeitgeber verpflichtet, eine Gehaltsabrechnung vorzunehmen. Das ist vor allem für kleine und teilweise auch für mittelständische Unternehmen keine leichte Pflichtaufgabe.

Denn kein anderer betrieblicher Bereich ist so häufig von Gesetzesänderungen betroffen, wie die Lohnabteilung. Die Lohnabrechner können ein Lied davon singen. Die Vergangenheit zeigt, dass die Gesetzesänderungen – die laufende monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung betreffend – in immer kürzeren Abständen erfolgen, so dass auch immer häufiger u.a. Schulungen und notwendige Software-Updates anstehen, die wiederum mit einer Kostensteigerung und einem erhöhten Zeitaufwand verbunden sind. Vor diesem Hintergrund stellt sich für viele Unternehmer die Frage, wie die Lohnabrechnung am effektivsten durchzuführen ist.

Dazu wollen wir Ihnen an dieser Stelle einen kurzen Überblick verschaffen, welche Möglichkeiten es gibt und welche Kriterien zu beachten sind, wenn Sie eine Lohnabrechnung auslagern.

Lohnabrechnung erstellen in Eigenregie mit eigener Software

Es werden in vielen klein- und mittelständischen Betrieben die Löhne und Gehälter der Mitarbeiter in Eigenregie mit eingekauften Softwareprogrammen erstellt.

Mit der monatlichen Abrechnung der Löhne und Gehälter und dem Ausdrucken der Lohnnachweise für die Mitarbeiter ist es nicht getan. Das korrekte Abrechnen erfordert eine Menge Erfahrung, vor allem in den Bereichen Steuern und Sozialversicherung.

Auch wenn die Hersteller der Abrechnungssoftware die Vorgaben des Gesetzgebers durch entsprechende Software Updates gewährleisten, so muss der Mitarbeiter, der die Abrechnung am Firmencomputer durchführt, ein Spezialist sein, um alle anfallenden Sachverhalte richtig einordnen und abrechnen zu können. Oft stellt sich hierbei heraus, dass dies keine leichte Aufgabe ist: Insbesondere bei einer späteren  Lohnsteueraußenprüfung oder Betriebsprüfung durch die Sozialversicherungsträger führen nicht korrekt abgerechnete Sachverhalte nicht selten zu kostspieligen Nachzahlungen.

Weiterhin ist zu bedenken, dass entsprechende Vertretungs-Regelungen z.B. bei Krankheit des Mitarbeiters  und Kapazitäten für Weiterbildungen eingeplant werden müssen.

Nach einiger Recherche haben wir aber auch festgestellt, dass eine wirklich gute und umfangreiche Software sehr teuer ist und es sich je nach Umfang, also Größe des Betriebes, gar nicht lohnt, eine teure Software zu erwerben.

Gehaltsabrechnung online erstellen

Es besteht auch die Möglichkeit die Gehaltsabrechnung online erstellen zu lassen.  Hierfür ist bei den entsprechenden Anbietern eine Registrierung notwendig. Neben den Firmen- und Mitarbeiterdaten muss der Unternehmer monatlich alle Änderungen  (wie Stunden, Gehaltsänderungen, Fehlzeiten) seiner Mitarbeiter erfassen und dann die Daten für die Bearbeitung / Abrechnung in Auftrag geben. Die fertigen Lohnabrechnungen werden nach der Abrechnung durch den Online-Anbieter  auf dem Briefweg oder per E-Mail dem Kunden zugesandt.

Es erübrigen sich für den Unternehmer hohe Kosten für Software und Datenverwaltung, allerdings da die Daten vom Unternehmen selbst zu erfassen sind, muss man über die gesetzlichen Gegebenheiten zur Abrechnung immer auf dem Laufenden sein

Vergleicht man die Ausgaben, die man bei Abrechnung mit einem externen Lohnabrechner hätte, ergibt sich jedoch keine große Kostenersparnis.

Und wie bei der Lohnabrechnung mit eigener Software ist auch hier eine Vertretungsregelung zu organisieren.

Lohnabrechnung durch einen Steuerberater

Eine weitere Möglichkeit ist die Lohnabrechnung an ein Steuerbüro auszulagern. In jedem Fall werden Ihre internen Ressourcen und Ihre Nerven geschont. Nicht zu vernachlässigen ist jedoch dabei, dass die Erstellung der Lohnabrechnungen durch einen Steuerberater, die kostspieligste Möglichkeit, darstellt, da die Vergütung sich hier nach der Steuerberatergebührenverordnung richtet.

Lohnabrechnung auslagern durch einen spezialisierten Dienstleister / ein spezialisiertes Lohnbüro

Es gibt einige spezialisierte Personalbüros / spezialisierte Dienstleister zur Erstellung von Gehalts- und Lohnabrechnungen.

Folgende vier wesentliche Qualitätsmerkmale sollten hierbei erfüllt sein:

1.) Es sollte sich um ein größeres Personalbüro und nicht um einen Ein-Mann-Betrieb handeln. Hintergrund ist, dass der Kunde eine Abrechnungsgarantie bekommt, die immer eine fristgerechte Lohnabrechnung garantiert.

2.) Der Vertrag sollte keine versteckten Kosten enthalten und eine Preisstabilität gewährleisten.

3) Eine Zertifizierung z.B. vom TÜV ist ein Indiz für einen gewissen Qualitätsstandard. Auch sollte ein Datenschutzkonzept offen angeboten werden.

4.) Die Kosten sollten sich nach dem Arbeitsumfang richten und nicht pauschal abgerechnet werden.

 

Fazit

Die Lohn- und Gehaltsbuchführung ist eine zeit- und aufwandintensive Aufgabe, die durch die ständigen Änderungen im Steuer- und Sozialversicherungsrecht immer komplizierter wird. Gerade für kleine und mittelständische  Unternehmen ist der damit verbundene Aufwand oft kaum zu bewältigen.

Schonen Sie Ihre Ressourcen, konzentrieren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft und wählen Sie nach Abwägung aller Vor- und Nachteile die für Sie effektivste Möglichkeit der Abwicklung der monatlichen Lohnabrechnungen.

Ggf. kommen Sie ja dann zu dem Ergebnis, Ihre Lohnabrechnungen zukünftig über einen spezialisierten Dienstleister durchzuführen. Lohnabrechnung auslagern mit lohndirekt.

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