Lohnabrechnung online erstellen versus Lohnabrechnung über Lohnbüro

Lohnabrechnung online erstellen

Für immer mehr Arbeitgeber wird es neben der Fokussierung auf ihre unternehmerischen Kernkompetenzen immer schwieriger, die Personalabrechnung selbst  zuerstellen. Denn insbesondere in kleinen oder mittelgroßen Unternehmen kommt es seltener vor, dass sich eine gesonderte Abteilung, ausschließlich mit dem Erstellen von Lohnabrechnungen beschäftigt. Doch auch in diesen Fällen erwartet der Gesetzgeber die Einhaltung sozialversicherungs- und steuerrechtlicher Vorschriften. Die Sicherstellung von Lohnzahlungen einhergehend mit einer korrekten Lohnabrechnung können Sie auf verschiedenen Wegen auch außerhalb Ihres Betriebes realisieren. Die Kosten, die dabei anfallen, sind unterschiedlich hoch.


Wenn Sie sich aus guten Gründen entschieden haben, die Lohnabrechnung nicht selbst durchzuführen, haben Sie die Möglichkeit, Lohnabrechnung erstellen per Lohnbüro oder von einem Steuerberater erstellen zu lassen. Hier können Sie sicher sein, dass alle gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden. Eine weitere Möglichkeit ist die Lohnabrechnung online zu erstellen.

Lohnabrechnung online erstellen

Die interaktive Lohnabrechnung im Internet ermöglicht es dem Unternehmer, Arbeitnehmer selbst abzurechnen, die Auszahlungsbelege zu erstellen, sämtliche Behördenmeldungen elektronisch durchzuführen sowie alle Formulare und Auswertungen zu archivieren. Bezahlt wird nach der Anzahl der erstellten Abrechnungen.
Damit Sie Lohnabrechnungen online erstellen lassen können, müssen Sie im Vorwege in einer Onlinemaske erstmalig relevante Firmen- und Mitarbeiterdaten als sogenannte Stammdaten eigenhändig erfassen. Zum monatlichen Abrechnungstermin sind wiederum die monatlichen Änderungsdaten wie Arbeitsstunden, Fehlzeiten wegen Krankheit und Urlaub sowie andere wichtige Informationen wiederkehrend einzugeben und an die Online-Abrechnungsstelle zu übermitteln. Diese fertigt auf Basis der übermittelten Daten eine Lohnvorschlagsliste an, welche Sie im Unternehmen kontrollieren und freigeben.
Ihre Abschlussaufgabe ist, die Überweisungen an Angestellte, Krankenkassen und Finanzamt in die Wege zu leiten und die Lohnabrechnungen an die Mitarbeiter auszuhändigen.

Hinzu zum eigentlichen Abrechnungsaufwand kommen nötige Fortbildungen, um gesetzliche Änderungen in der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung korrekt umzusetzen sowie Update-Schulungen für neue Funktionen des Online-Tools.
Bei der Entscheidung, seine Lohnabrechnung online zu erstellen, wird oft Folgendes nicht bedacht: Das Haftungsrisiko für nicht korrekte Abrechnungen, die aus fehlerhaft umgesetzten gesetzlichen Änderungen resultieren, verbleibt beim Unternehmen selbst. Dieses Haftungsrisiko verlagert sich nur bei der Lohnabrechnung über einen Steuerberater oder Dienstleister. Und genau da liegt der entscheidende Vorteil, die Lohnabrechnung zur Erstellung an einen Dienstleister auszulagern.

Lohnabrechnungen über ein Lohnbüro

Durch Auslagerung der Lohnabrechnung an ein Lohnbüro können Risiken minimiert und Kosten gespart werden.
Dabei gehört nicht nur die Überwachung der monatlichen Abrechnungstermine zu den Leistungen.  Auch die Anmeldung zur Sozialversicherung sowie beim zuständigen Finanzamt die Lohnsteuer übernimmt das externe Lohnbüro. Der Ausdruck und die Kuvertierung aller Unterlagen, inklusive deren Versand, sowie die Verwaltung der  Urlaubs- und Krankentage gehören zu den Aufgaben der Lohnbuchhalter. Außerdem können Lohnbüros auch Bescheinigungen für Arbeitnehmer oder Lohnfortzahlungserstattungsanträge (U1 und U2) ersetllen und elektronisch an die zuständigen Stellen übermitteln. Die spezifischen Leistungen einer externen Gehaltsabrechnung können somit individuell auf das Unternehmen angepasst werden.
Wie in vielen Fällen zählt auch hier die Erfahrung, so ist es aus unserer Sicht im Gegensatz zu anderen Unternehmensbereichen risikobehaftet  und oftmals unrentabel die Lohnabrechnungen selbst oder von Mitarbeitern im eigenen Haus erstellen zu lassen.

6 Vorteile bei der Lohnabrechnung durch ein Lohnbüro

  • Unabhängigkeit vom Ausfall unternehmenseigener Mitarbeiter.
  • Fragen von Finanzbehörden, Renten- u. Sozialversicherungsträger werden vom Lohnbüro beantwortet.
  • Kostenintensive Technik und Software wird nicht benötigt.
  • Alle Gesetzesänderungen werden aktuell und rechtssicher eingepflegt und bei laufenden Abrechnungen berücksichtigt.
  • Bescheinigungen, die Mitarbeiter für Behörden und Ämter benötigen, können unkompliziert von einem Lohnbüro erstellt und vom Kunden abgerufen werden.
  • Der Zahlungsverkehr erfolgt einfach ohne Reibungsverlust und die fertigen Lohnabrechnungen werden kuvertiert und möglicherweise einzeln an die Mitarbeiter versendet.

Fazit:

Es empfiehlt sich besonders für klein- und mittelständische Unternehmen, die Lohnabrechnungen an ein externes Lohnbüro abzugeben. Denn das Outsourcing der laufenden Lohnabrechnung an ein Lohnbüro wie lohndirekt schafft nicht nur Freiräume für unternehmerische Maßnahmen, sondern spart vor allem Kosten und Zeit.
Die Erstellung von Lohnabrechnungen ist zeitintensiv und nicht nur mit viel Aufwand, sondern auch mit Kosten verbunden: Neben den besonders ausgebildeten Mitarbeitern für die Lohnabrechnung wird auch eine spezielle Personalabrechnungssoftware benötigt.
Bevor ein passendes Lohnbüro beauftragt wird, sollten die eigenen Anforderungen genau ermittelt und aufgestellt werden.

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Ein Kommentar

  • Als ich die Einleitung las, dachte ich „wie schön, ein objektiver Artikel“. Spätestens am Ende wird jedoch klar, dass es sich hierbei um reine Werbung handelt: „an ein Lohnbüro wie lohndirekt“ (Autor Lohndirekt). Sechs Vorteile der Lohnabrechnung durch ein Lohnbüro – fallen Ihnen nicht mindestens zwei Nachteile ein? Das Selbermachen hingegen erscheint nur in schlechtem Bilde. Leider grandios dabei gescheitert, einen interessanten Blog ins Netz zu stellen.

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