Lohnfortzahlung und Ausgleichsverfahren

Lohnfortzahlung und Ausgleichsverfahren

Erkrankt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter und ist dadurch arbeitsunfähig, wird in der Regel das Entgelt bis zu sechs Wochen unverändert weiter gezahlt. Die sogenannte Lohnfortzahlung ist im Entgeltfortzahlungsgesetz festgelegt. Das Gesetz regelt, welche Entgeltarten im Krankheitsfall weiterhin gezahlt werden, wer anspruchsberechtigt ist und was bei einer wiederholten Krankheit zu beachten ist.

Für Arbeitgeber gibt es eine Lohnfortzahlungsversicherung, die ihn gegen das finanzielle Risiko bei einem Ausfall einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters wirksam absichert. Dieses Ausgleichsverfahren erstattet die Aufwendungen des Arbeitgebers bei Lohnfortzahlung im Krankheitsfalle der Mitarbeiter.

Das Ausgleichsverfahren U1

Als Arbeitgeber ist man verpflichtet, im Krankheitsfalle eines Mitarbeiters, sechs Wochen lang Gehalt oder Lohn weiter zu zahlen, die sogenannte Lohnfortzahlung. Für kleine Unternehmen stellt dies teilweise eine große Belastung dar – in diesen Fällen greift die Ausgleichskasse. Für Arbeitgeber, die an dem sogenannten Ausgleichsverfahren der Umlage U1 teilnehmen, bekommen die Aufwendungen für die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und den Arbeitgeberanteil zu den Sozialversicherungsbeiträgen zu einem bestimmten Prozentbetrag erstattet.

Im Gegenzug zahlt der Betrieb pro Mitarbeiter pro Monat einen Beitrag (U1 Umlage), dessen Höhe sich nach dem Umlagesatz der Ausgleichskasse der Krankenkasse richtet. Zudem variiert auch die Höhe der Lohnfortzahlungs-Erstattung je nach Krankenkasse. Arbeitgeber haben eine Wahlmöglichkeit zwischen den Umlagesätzen und deren Höhe.

Wann ist ein Unternehmen zur Umlage U1 verpflichtet?

Basis der Beurteilung, ob ein Unternehmen zur Teilnahme an dem Umlageverfahren verpflichtet ist, ist das Kalender-Vorjahr – die Prüfung erfolgt zu Beginn des Kalenderjahres. Waren in dem vergangenen Jahr an mindestens acht Monatsersten weniger als 30 Arbeitnehmer im Unternehmen beschäftigt, ist der Betrieb auch in dem Jahr zur Umlage U1 verpflichtet. Bei Unternehmensneugründung im Laufe des Vorjahres, ist die Beschäftigtenzahl in der Anzahl der Monate entscheidend. Wird das Unternehmen im aktuellen Kalenderjahr neu gegründet, erfolgt eine Schätzung, wie viele Mitarbeiter in den nächsten Monaten beschäftigt sein werden. Es ist nicht die absolute Zahl, die maßgeblich ist, sondern die Summe der Arbeitsverhältnisse, die anrechenbar sind. Das heißt, Auszubildende, Wehr- oder Zivildienstleistende und Schwerbehinderte werden nicht mitgezählt. Bei Teilzeitbeschäftigen erfolgt eine prozentuale Berücksichtigung in Abhängigkeit zu der Wochenarbeitszeit.

Umlageverfahren und die Krankenkasse

Welche Krankenkasse zuständig ist, hängt davon ab, wo der Mitarbeiter krankenversichert ist. Für die Mitarbeiter muss keine gesonderte Anmeldung bei der Ausgleichskasse erfolgen. Für Angestellte, die privat krankenversichert sind, ist die gesetzliche Krankenkasse zuständig, an die auch die Renten- und Arbeitslosenversicherungsbeiträge abgeführt werden. Umlagebeiträge für die geringfügig Beschäftigten im Unternehmen werden an die Mini-Job-Zentrale der Bundesknappschaft überwiesen.

Wie erfolgt die Erstattung der Lohnfortzahlung?

Ist ein Mitarbeiter krank, stellt der Arbeitgeber bei der zuständigen Ausgleichskasse einen Antrag auf die Erstattung der Lohnfortzahlung. Dies erfolgt seit dem 1. Januar 2012 nur noch auf elektronischem Wege.

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