Personalverwaltung im Wandel: Aus der Papier- wird die elektronische Personalakte

Die elektronische Personalakte von lohndirekt

Die Digitalisierung des ursprünglichen Aktensystems stellt für alle Unternehmen und Behörden in nahezu jeder Abteilung einen wichtigen Entwicklungsschritt zur Effizienzsteigerung dar. Dies betrifft ebenso und in besonders großem Maße den Bereich des Personalwesens. Die Einführung einer elektronischen Personalakte ist eine gezielte Maßnahme, um die Personalverwaltung leistungsfähiger, effizienter und zielgerichteter zu gestalten.

Welchen Zweck erfüllt die elektronische Personalakte?

Sobald ein Unternehmen Personal unterhält, ist das Führen einer Personalakte unerlässlich. Dies bedeutet, dass in einer physischen oder heutzutage immer beliebteren elektronischen Personalakte alle Dokumente verwahrt werden, die mit dem Arbeitsverhältnis eines jeden einzelnen Mitarbeiters in Zusammenhang stehen. Sie dient der sorgfältigen und vor allen Dingen wahrheitsgemäßen Dokumentation des Dienstverhältnisses. Dazu gehören in der Regel

  • Personenbezogene Daten, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind
  • Bewerbungsunterlagen und Zeugniskopien
  • Vertragsunterlagen
  • Zielvereinbarungen
  • Sozialversicherungs-, Krankenversicherungs- und Steuerunterlagen
  • Dokumente und Nachweise hinsichtlich der Lohnabrechnung
  • Kopien der Gehaltsnachweise
  • Anträge
  • Kopien amtlicher Urkunden wie beispielsweise relevante Fahrerlaubnisse oder sonstige Befugnisse
  • Unterlagen zu durchgeführten Weiterbildungen
  • Urlaubsanträge
  • Sonstige Korrespondenz mit dem Mitarbeiter
  • Gegebenenfalls Abmahnungen

Diese Dokumente sicher zu verwahren, ist für spätere Beweisführungen ebenso wichtig wie für die effiziente Mitarbeiterführung und Personalförderung. Wurden mit dem Mitarbeiter Personalgespräche geführt und Zielvereinbarungen getroffen, ist es wichtig, dies anhand der in der elektronischen Personalakte eingescannten und abgelegten Unterlagen zu dokumentieren und ggf. zu einem späteren Zeitpunkt darauf zurückzugreifen und aufzubauen. Das Führen einer elektronischen Personalakte ermöglicht es, qualitativ hochwertige Mitarbeiterführung personen- und ortsunabhängig zu gestalten. Alle wichtigen Vorgänge und Gespräche sind in der elektronischen Personalakte festgehalten.

Sollten Fragen hinsichtlich getroffener Vereinbarungen, gestellter Anträge oder erfolgter Lohnverhandlungen bestehen, lassen sich solcherlei Fragestellungen anhand der archivierten Dokumente beantworten.

In der Regel gibt es für das Führen einer elektronischen Personalakte keine rechtliche Grundlage. (Eine Ausnahme stellen hier Dienstverhältnisse im Öffentlichen Dienst und im Wehrdienst dar.) Jedoch hat der Arbeitgeber sich an gewisse rechtliche Vorgaben zu halten.

Folgende gesetzliche Vorgaben sind beim Führen einer Personalakte zu beachten:

Das Unternehmen, das eine physische oder elektronische Personalakte führt, muss sich hierbei an folgende gesetzliche Vorgaben halten.

  1. Aufbewahrungsfristen

Da die Personalakte aus einer Vielzahl unterschiedlicher Unterlagen besteht, gelten auch verschiedene Aufbewahrungsfristen. Solange ein Mitarbeiter noch im Unternehmen angestellt ist, werden wichtige und den Tatsachen entsprechende Dokumente nicht entfernt. Sobald ein Mitarbeiter jedoch das Unternehmen verlässt, stellt sich die Frage, welche Unterlagen über das Beschäftigungsverhältnis hinaus Relevanz besitzen und wie lange sie aufbewahrt werden sollten.

Personenbezogene Dokumente wie Bewerbungsunterlagen, Zeugniskopien und Lebenslauf etwa sind nach dem Ausscheiden des Angestellten nicht mehr von Bedeutung und können vernichtet werden. Andere Dokumente sind jedoch unbedingt länger aufzubewahren. Beispielsweise genießt ein Mitarbeiter das Recht, noch bis zu drei Jahre nach dem Unternehmensaustritt nicht abgegoltene Urlaubstage einzuklagen. Die Unterlagen, die sich auf den Urlaubsanspruch und die beantragten und genehmigten Urlaubstage beziehen, sollten daher mindestens für diesen Zeitraum für eine mögliche Beweisführung verwahrt werden. Alle steuerlich relevanten Unterlagen müssen zudem für etwaige Nachprüfungen des Finanzamts mindestens sechs Jahre archiviert werden. Für Buchungsbelege, sofern sie ebenfalls in der Personalakte geführt werden, besteht eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Da Versorgungsansprüche erst nach 30 Jahren verjähren, sind Dokumente, die sich hierauf beziehen auch entsprechend aufzubewahren.

Erst wenn alle einzuhaltenden Aufbewahrungsfristen verjährt sind, wird die Personalakte vernichtet. Der Arbeitgeber hat hierfür nicht nur die gesetzliche Verpflichtung, er muss auch bei der Vernichtung der Akte für deren vollständige Zerstörung sorgen und somit sicherstellen, dass kein Unbefugter mehr Zugriff auf die darin enthaltenen Daten und Dokumente hat.

  1. Datenschutz

Die Personalakte ist eine sehr sensible Sammlung von Dokumenten. Die datenschutzrechtlichen Vorgaben sind hierbei unbedingt einzuhalten, alle Informationen sind absolut vertraulich zu behandeln. Selbstverständlich sollte nur Personalverantwortlichen und Mitarbeitern, die durch ihre Tätigkeit im Personalwesen ein betriebsbedingtes Interesse an den in der Akte enthaltenen Informationen haben, Zugriff auf die Personalakte gewährt werden. Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass niemand unbefugt auf die Personalakten zugreifen kann. Die Akten müssen also in einem verschließbaren Schrank oder einem eigenen, ebenfalls abschließbaren Raum, aufbewahrt werden.

Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung aller personenbezogenen Daten eines Mitarbeiters ist in § 32 BDSG klar geregelt. Grundsätzlich müssen alle diese Unterlagen und Daten für das Beschäftigungsverhältnis relevant sein.

  1. Einsichtsrecht

Der Mitarbeiter hat jederzeit das Recht, seine Personalakte mit allen darin befindlichen Dokumenten einzusehen. Sollte er Zweifel an der Richtigkeit der hier geführten Daten oder einen berechtigten Einwand gegen die Aufbewahrung in der Personalakte haben, kann er unter Umständen das Entfernen der entsprechenden Dokumente fordern.

Welche Schwierigkeiten bestehen?

Das Führen einer Personalakte ist für jedes Unternehmen eine äußerst aufwändige Angelegenheit. Zunächst einmal müssen verantwortliche Mitarbeiter der Personalabteilung über die Rechten und Pflichten beim Führen einer Personalakte vollständig informiert sein, um hinsichtlich oben genannter rechtlicher Grundlagen mögliche Fehler zu vermeiden.

Außerdem muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass die Personalakten zum einen allen entsprechenden Personalverantwortlichen gleichermaßen zur Verfügung stehen, gleichzeitig jedoch die Datenschutzrichtlinien eingehalten werden können, so dass Unbefugten der Zugriff gänzlich unmöglich ist.

Besonders wenn ein Unternehmen mehrere Mitarbeiter hat, ergibt sich daraus ein räumliches Problem. Oftmals sind ganze Räume nicht mehr ausreichend. Selbst kleinere Unternehmen mit weniger Mitarbeitern stoßen hier schnell an die Grenzen ihrer Kapazitäten, da sie auch über entsprechend kleinere Büroräume verfügen. Werden Personalakten aus diesem Grund außerhalb des Unternehmens archiviert, ist es einerseits schwierig, die Datenschutzrichtlinien einzuhalten. Außerdem ist die Einsicht in die Personalakte dadurch erschwert, dennoch für eine effiziente Mitarbeiterführung häufig nötig.

Hieraus ergibt sich in der Folge ein zeitliches Problem: In vielen Unternehmen entstehen zeitliche Verzögerungen durch Informationssuche und Archivierung. Schätzungen zufolge werden demnach mehrere Arbeitstage im Monat für die Verwaltung der Personalakte verwendet. Je umfangreicher und unübersichtlicher die Archive geführt werden, umso ineffizienter kann die Administration der Personalakten eines Unternehmens sein.

Die Einführung elektronischer Personalakten ist nicht nur logische Konsequenz, sondern ein wichtiger Schritt in eine moderne, effiziente Unternehmensführung.

Vorteile der elektronischen Personalakte

Das Einführen einer elektronischen Personalakte erleichtert das Personalwesen enorm.

Beispielsweise die ELPA von lohndirekt bietet alle Funktionen der Personalakte in vereinfachter, webbasierter Form. Dies bedeutet, alle für das Mitarbeiterverhältnis relevanten Dokumente können bequem online archiviert und verwaltet werden. Zugriff darauf wird ganz bestimmten Personen gewährt, die Absicherung gegen unberechtigten Zugriff hingegen sicher gewährleistet. Wer ein begründetes Interesse hat, mit den Daten der Personalakte zu arbeiten, erhält genau über jene Unterlagen einen schnellen und direkten Zugriff. Das einfach und übersichtlich strukturierte Menü von ELPA ermöglicht ein schnelles Auffinden aller gewünschten Daten in den einzelnen Bereichen Personalien, Vertrag/Bezüge, Tätigkeit, Gesundheit/Abwesenheit, Schriftverkehr/Sonstiges. Dazu muss der eigene Arbeitsbereich nicht einmal verlassen werden. Dies erspart viel Zeit und Aufwand – Zeit, die in effiziente Arbeit investiert werden kann.

Dateien werden einfach und revisionssicher direkt als PDF entsprechend abgelegt, können auf diese Weise jederzeit wieder problemlos aufgerufen, eingesehen und nach Bedarf ausgedruckt werden. Zudem ermöglicht es die elektronische Personalakte von lohndirekt, monatliche Gehaltsabrechnungen unmittelbar automatisch in der jeweiligen Personalakte abzuspeichern. Mitarbeiter erhalten so zusätzlich den Zugriff auf Ihre eigene elektronische Entgeltakte, wo der Personalaktenzugriff nur nach Autorisierung erfolgt. Auch dies stellt eine enorme Zeit- und Kostenersparnis dar.

Die rechtssichere Führung der Personalakte wird durch das Programm deutlich vereinfacht, Fehler, die durch das manuelle Führen entstehen könnten, werden durch die digitale Variante nahezu unmöglich. Druck-, Portokosten sowie möglicher Zustellaufwand für die Übermittlung der monatlichen Lohnabrechnung an die Mitarbeiter entfallen, bei der Nutzung der elektronischen Entgeltakte.

Darüber hinaus können auch räumliche Ressourcen wieder besser genutzt werden. Verlagern Unternehmen Ihre Dokumentenführung in den Online-Bereich, können aufwändige und unübersichtliche Papierarchive aufgelöst oder zumindest verlagert werden.

Ein großer Vorteil der ausschließlich webbasierten Lösung: Es bestehen keine technischen Voraussetzungen für das Führen der elektronischen Personalakte von lohndirekt. Lediglich ein Online-Zugang ist erforderlich, um mittels der zuvor zugeteilten Zugangsdaten auf die benötigten Dokumente zuzugreifen. Ein Zugriff Dritter ist unmöglich. Selbstverständlich wird jeder Datenaustausch im Rahmen der lohndirekt ELPA SSL-verschlüsselt, wie es dem deutschen Bankenstandard entspricht.

Fazit: In der Zukunft wird aus der Papier eine elektronische Personalakte

Die Vorteile einer elektronischen Personalakte liegen auf der Hand. Das Ablösen der althergebrachten Personalakte in Papierform verspricht jedem Unternehmen Zeitgewinn und Effizienzsteigerung, damit unweigerlich verbunden auch eine Senkung der Verwaltungskosten. Experten gehen daher davon aus, dass in den kommenden Jahren auch kleinere Unternehmen vermehrt zur elektronischen Verwaltungsvariante wechseln werden, zumal sich insbesondere webbasierte Lösungen wie die ELPA von lohndirekt auch für kleinere Verwaltungsbudgets in einem finanziell überschaubaren Rahmen bewegen.

Der mobile und standortunabhängige Zugriff auf relevante Dokumente, die große Datensicherheit sowie der Zeitgewinn erleichtern allen Verantwortlichen nicht nur den Arbeitsalltag im Personalwesen, sondern steigern zudem auch die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens, da maximale Effizienz in der Administration langfristig eine wichtige Basis darstellt, um sich den Unternehmenserfolg trotz drohendem Fachkräftemangels zu sichern.

Um das Personalwesen für die veränderten Marktverhältnisse zu wappnen, sind jedoch weitere Umstrukturierungen nötig, die über das Führen einer elektronischen Personalakte hinaus gehen. Andere Lösungen von lohndirekt wie das Outsourcing der Lohnabrechnung stellen wichtige Komponenten dar, die dazu beitragen, Unternehmen auf allen Ebenen effizienter und damit erfolgreicher zu machen.

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