2017 – Das neue Meldeverfahren in der Unfallversicherung

2017 – Meldeverfahren in der Unfallversicherung

Ab dem 1. Januar 2017 müssen sich Arbeitgeber an den elektronischen Lohnnachweis einhergehend mit einem Stammdatenabgleich innerhalb der Unfallversicherung gewöhnen. Dabei sind die Arbeitgeber verpflichtet, die Lohnnachweise auf elektronischem Weg an die Datenannahmestelle des jeweiligen Unfallversicherungsträgers zu übermitteln. Eine Übergangsregelung ist für die Meldejahre 2016 und 2017 vorgesehen, ab dem 1. Januar 2019 ist der elektronische Lohnnachweis verpflichtend für alle Betriebe. Das heißt, Meldungen aus 2016 und 2017 werden parallel mit dem bisherigen Verfahren gemeldet.

Das Verfahren der elektronischen Lohnnachweise baut auf dem DEUV-Meldeverfahren auf und wird durch entsprechende, systemgeprüfte Entgeltabrechnungsprogramme und Ausfüllhilfen unterstützt. Die Meldung der Berechnungsgrundlagen für die Unfallversicherungsbeiträge erfolgt nach Ablauf eines Kalenderjahres für das Vorjahr. Die Meldung muss bis spätestens zum 16. Februar erfolgt sein.

Die einzelnen Schritte des neuen Meldeverfahrens

PIN-Nummer

Für die Einführung des Meldeverfahrens in der Unfallversicherung müssen Unternehmen verschiedene Schritte durchführen, unter anderem die Eingabe einer PIN-Nummer, die den Arbeitgeber im neuen Verfahren identifiziert.

Diese PIN-Nummer sollten die Unternehmen bereits ab Herbst mit dem Lohnnachweis-Vordruck erhalten haben. Diese fünfstellige, nummerische PIN-Nummer muss im Entgeltabrechnungsprogramm eingegeben werden.

Meldung der Stammdaten an die Unfallversicherung

Nachdem die PIN-Nummer erfasst ist, muss der Arbeitgeber einen automatisierten Abgleich der Stammdatendatei, die beim DGUV (Spitzenverband der gesetzlichen Unfallversicherung) eingerichtet wurde, durchführen. Diesen Abgleich kann der Arbeitgeber ab dem 1. Dezember 2016 durchführen. Dabei werden Daten des Unternehmens als auch folgende Daten übermittelt:

  • Betriebsnummer des Unfallversicherungsträgers
  • die PIN-Nummer und die
  • UV-Mitgliedsnummer.

Rückmeldung durch die Unfallversicherung

Als Antwort auf die vorhergehende Stammdatenmeldung übermittelt der DGUV die, für den Arbeitgeber, korrekten Daten insbesondere die gültigen Gefahrentarifstellen. Diese zurückgemeldeten Daten sind die Basis für die Zuordnung der Arbeitnehmer in die einzelnen Gefahrentarifstellen. Zudem wird bei der Rückmeldung auch die Aussage übermittelt, anhand welches Maßstabs die Beiträge berechnet werden, beispielsweise nach Köpfen oder Entgelt.

Wichtig: Künftig müssen jährlich vor der Übermittlung des UV-Lohnnachweises auf elektronischem Weg die erfassten Stammdaten mit der Unfallversicherung abgeglichen werden. Fehlerhafte Zuordnungen müssen entsprechend korrigiert werden. Dieser Schritt ist deshalb notwendig, da es beim ersten Versuch, den Lohnnachweis auf elektronischem Wege zu übermitteln, einige Probleme gab.

Elektronischer UV-Lohnnachweis – Übermittlung

Bis zum 16. Februar muss der Arbeitgeber den UV-Lohnnachweis mit den Daten des Vorjahres auf der Grundlage der von der DGUV zurückgemeldeten Stammdaten abgeben. Ab dem Jahr 2019 stellt der elektronische UV-Lohnnachweis die einzige Grundlage für die Feststellung der Beitragsschuld dar.

Das heißt, bis zu diesem Stichtag gibt es eine Übergangsregelung, in der beide Varianten (Papierlohnnachweis und elektronisches Verfahren) parallel laufen, um durch gegebenenfalls anfängliche Kinderkrankheiten im neuen Verfahren die Finanzierung der Unfallversicherung nicht zu gefährden.

Übermittlung der Daten ohne Entgeltabrechnungsprogramm

Unternehmen, die kein Entgeltabrechnungsprogramm nutzen, sind verpflichtet, die Meldung mit einer systemgeprüften Ausfüllhilfe durchzuführen, beispielsweise mit sv.net.

Welche Daten werden digital übermittelt?

Der elektronische UV-Lohnachweis beinhaltet diese Angaben:

  • Mitgliedsnummer in der Unfallversicherung
  • Betriebsnummer der Berufsgenossenschaft
  • Daten, auf die Gefahrtarifstellen bezogen:
    – geleistete Arbeitsstunden
    – beitragspflichtiges Arbeitsentgelt
    – Anzahl der Arbeitnehmer im Unternehmen

Zudem werden technische Merkmale übertragen, anhand derer die meldende, beziehungsweise die abrechnende Stelle zu erkennen ist. Verfügt ein Unternehmen über mehrere meldende Stellen, muss für jede einzelne dieser Stellen der Abruf und der Abgleich der Stammdaten erfolgen.

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