Benötigte Lohnunterlagen und deren Archivierung beim Entgeltabrechner

Lohnsteuerkarte (Kopie):
Aus Kostengründen empfehlen wir unseren Kunden, die Originale im Haus zu belassen (Sowohl die Übersendung an uns als auch die Rücksendung an Sie würde aus Sicherheitsgründen durch Einschreiben erfolgen. Wir benötigen lediglich Kopien dieser Unterlagen).

Sozialversicherungsausweis (Kopie):
Dieses Dokument wird von uns nicht benötigt. Wir als Entgeltabrechner benötigen lediglich die SV-Nummer bei Ersteinrichtung / Mitarbeiter-Neuanlage.

Mitgliedsbescheinigungen:
Aus Kostengründen empfehlen wir den Kunden, die Originale im Haus zu belassen. Sowohl die Übersendung an uns als auch die Rücksendung von Originalen würde aus Sicherheitsgründen durch Einschreiben erfolgen. Wir als Entgeltabrechner benötigen lediglich Kopien dieser Unterlagen. Jedoch nicht bei der Ersteinrichtung, sondern lediglich bei einem Krankenkassenwechsel eines Mitarbeiters.

Archivierung sonstiger Unterlagen (relevant):
Alle Unterlagen, die wir mit dem monatlichen Lohnpaket (von der Abrechnung bis zur Zahlungsanweisung) an unsere Kunden versenden, werden von uns digital archiviert.
Im Rahmen der optionalen Leistungen können diese monatlich, quartalsweise bzw. jährlich angefordert werden. Die PDF-Daten sind codiert und nur mittels dem lohnview®-Programm (kostenlos auf CD) zu entschlüsseln. Umfassende Such- und Anzeigefunktionen sowie Nachdruck sind in wenigen Sekunden möglich. Als erfahrener Entgeltabrechner stellen wir über eine variable Importfunktion sicher, dass weitere Monate problemlos importiert werden können.

Ersteinrichtung / Datenübernahme:
Idealerweise erhalten wir die Mitarbeiterstammdaten / Vortragswerte – nach dem letzten Abrechnungsmonat – via Datenexport (Importdatei).
Alternativ besteht die Möglichkeit, dass wir in Teilen Daten im Rahmen unserer optionalen Leistungen manuell übernehmen / erfassen / aktualisieren.
Hierfür benötigen wir u.a. folgende Unterlagen (je nach Exportstruktur):

  • Kopie der letzten Lohnabrechnungen
  • Kopie Lohnkonto / Personalstammblatt (Ausdruck aus Lohnprogramm)
  • Überweisungsjournal (Plausibilitätsprüfung zur Ersteinrichtung)
  • Ausgefüllter Firmenstammdaten-Bogen (Ersteinrichtung)
  • Kopie der Lohnsteuerkarten (Vorderseite)
  • Informationen zur Berufsgenossenschaft (Name, Mitgliedsnummer, Strukturschlüssel)
  • Kopie der Beitragsnachweise / Beitragsabrechnungen (Krankenkassen)
  • eispielhafter Kontenplan der Finanzbuchhaltung / Buchungsliste

Die endgültige Form der Datenübergabe ist im Rahmen des Projektplans individuell abzustimmen.

Start Erstabrechnung / Dienstleisterwechsel: Wir garantieren einen
uneingeschränkten Übergang vom „alten“ Abrechnungssystem zu lohndirekt.

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